REGLAMENTO DEL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN ASOCIACION DE HOTELES DE SEVILLA Y PROVINCIA
REGLAMENTO DEL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN ASOCIACION DE HOTELES DE SEVILLA Y PROVINCIA.
El presente Reglamento ha sido aprobado por la Comisión de Régimen Interno de la Asociación de Hoteles de Sevilla y Provincia el día 30 de noviembre de 2023.
ÍNDICE.-
1. Introducción y marco normativo
2. Ámbito de Aplicación objetivo y subjetivo
3. Órgano competente
4. Medios de comunicación
5. Requisitos de la comunicación.
6. Derechos y deberes de la persona informante
7. Derechos de las personas afectadas
8. Gestión del canal
9. Instrucción del expediente
10. Resolución del expediente
11. Registro de Comunicaciones
12. Revisión y actualización del canal
13. Conservación de la información
14. Medidas de protección de las personas informantes y las personas afectadas, y de las comunicaciones anónimas
15. Elaboración de Informe anual con los datos registrados en el ejercicio
1. Introducción y marco normativo.
La Asociación de Hoteles de Sevilla y Provincia (en adelante AHS) es una organización empresarial independiente, de carácter asociativo sectorial, de ámbito provincial, sin ánimo de lucro, constituida para la coordinación, representación, gestión, fomento y defensa de los intereses generales y comunes empresariales del sector hotelero, que está dotada de personalidad jurídica y plena capacidad de obrar para el cumplimiento de sus fines. Todas las actuaciones de la AHS y de sus miembros se guiarán dentro del respeto a la Constitución Española, por los principios de independencia, voluntariedad, transparencia, defensa de la unidad empresarial, libertad de Empresa, economía de mercado y unidad de mercado, eficiencia en el empleo de los recursos de la organización y buen gobierno y diligencia debida en la dirección de la entidad, así como cualquier otro principio exigible para la consecución de los fines que tiene asignados. La AHS se rige por sus estatutos, así como por este reglamento conforme a su ámbito de aplicación. En coherencia con sus principios la AHS pone en marcha el Canal Interno de Información, a fin de prevenir y detectar conductas irregulares e incumplimientos normativos, ilícitas o delictivas. El presente Reglamento tiene por objeto regular dicho canal, estableciendo el procedimiento para la comunicación de cualquier comportamiento irregular, ilícito o delictivo producido en el seno de la Asociación, así como proteger los derechos y garantías de los sujetos intervinientes en el proceso de la comunicación y consecuente investigación. Este reglamento se adecua a las previsiones establecidas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, en virtud de la cual se incorpora al Derecho español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019. (en adelante, Ley 2/2023). Este Reglamento ha sido diseñado atendiendo a las siguientes características y principios generales de funcionamiento exigidos por la ley:
• Confidencialidad: garantiza la confidencialidad de los datos incorporados en las notificaciones, con especial atención a aquellos relativos a la identidad del informante.
• Ausencia de represalias: garantiza que no se produzcan represalias o cualquier tipo de consecuencias negativas para el anunciante, siempre que actúe con buena fe.
• Proporcionalidad: todas las notificaciones recibidas son tratadas de forma equivalente, con independencia de quién sea el remitente.
• Toma de decisión: las decisiones relativas a cómo instruir una investigación o cuándo desestimar notificaciones son adoptadas de forma trazable (documentada) y pautada.
• Plazos: se garantiza el cumplimiento con los plazos establecidos en la legislación que resulta de aplicación, en función de los diferentes ámbitos de notificación.
• Protección de datos: los datos de carácter personal incorporados en las notificaciones son tratados conforme a lo establecido en la legislación.
• Derechos del denunciante y el denunciado: existen protocolos que garantizan que los derechos y deberes de denunciante y el denunciado son respetados en todo momento.
2.- Ámbito de aplicación.
2.1. Ámbito de aplicación subjetivo
Podrán acceder al Sistema Interno de Información de AHS, a cuyo efecto tendrán la consideración de personas objeto de protección, conforme dispone el art. 3º de la Ley 2/2023, las siguientes personas físicas:
a) Personal Laboral de AHS y asimilados: aquellas personas trabajadoras con contrato laboral en vigor o que hayan tenido un vínculo laboral con la entidad en los últimos cuatro años. Se asimilan a ellas, las personas que tengan o hubieran tenido vínculo de otra índole de tipo formativo como becarios, prácticas no laborales, voluntariado, participación en cursos de formación o hubieran participado en algún proceso de selección de personal. Del mismo modo, se considerarán tales, las personas que trabajen para o bajo la supervisión y dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores de AHS.
b) Profesionales autónomos: aquellas que tengan vinculo profesional de carácter mercantil como autónomos y hayan obtenido información relevante durante la vigencia de su relación profesional como prestadores de servicios o proveedores de bienes.
c) Vocales de los órganos de gobierno de AHS y representantes de las organizaciones miembros de AHS que participen en cualquiera de sus comisiones, consejos o grupos de trabajo. 4
2.2. Ámbito de aplicación objetivo.
El presente Reglamento se aplicará a las comunicaciones presentadas ante la AHS, en las que se pongan de manifiesto circunstancias o hechos que se entiendan irregulares, ilícitos o delictivos, cometidos en el seno de la entidad o en los que la misma haya tomado parte conforme al artículo 2 de la Ley 2/2023. Asimismo, se aplicará a los procesos de instrucción, investigación y resolución derivados de las comunicaciones presentadas, así como a los tratamientos de datos que hayan de realizarse por razón de los mismos. Las medidas de protección de la persona informante también se aplicarán a los terceros relacionados con el mismo, compañeros de trabajo o familiares que puedan sufrir alguna clase de represalia. Este Reglamento será de aplicación también para las denuncias de acoso sexual, razón de sexo o moral conforme al artículo 5.2d) de la Ley 2/2023 que exige que se debe integrar los distintos canales internos de información que pudieran establecerse dentro de la entidad. Conductas que se pueden comunicar en el canal interno de información: Para estar alineados con la Ley 2/2023, a continuación, recogemos un listado de conductas sobre las que se puede comunicar un hecho a través del Canal Interno de Información. Infracciones relacionadas con:
• La contratación pública
• Servicios, productos y mercados financieros
• Blanqueo de capitales o financiación del terrorismo
• Seguridad y conformidad de los productos comercializados
• Seguridad del transporte
• La protección del medio ambiente
• La protección frente a radiaciones y seguridad nuclear
• La seguridad de los alimentos y los piensos, la sanidad animal y bienestar de los animales
• La salud pública
• La protección de los consumidores
• La protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información
• Los intereses financieros de la Unión y mercado interior
• La corrupción pública o privada
• El acoso laboral o sexual o Acoso Laboral o Acoso Sexual 5 o Acoso por razón de sexo o Ciberacoso
• La propiedad industrial o intelectual
• La libre competencia
• Subvenciones, Hacienda Pública o Seguridad Social
• La integridad moral o los Derechos Humanos
• Cohecho
• Tráfico de influencias
• Conflictos de intereses
• Prevención de riesgos laborales
• Otras infracciones penales
• Otras infracciones administrativas graves o muy graves
3.- El órgano competente.
La Junta Directiva de la AHS designa como órgano competente a la Comisión de Régimen Interno que designará a una persona Responsable del Sistema, a los efectos previstos en el artículo 8 de la Ley 2/2023, que deberá velar por el cumplimiento de lo dispuesto en el presente Reglamento. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8.3 de la Ley 2/2023, el responsable del Sistema desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma, no pudiendo recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y deberá disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo. La persona Responsable del Sistema ostentará las facultades de gestión del Sistema interno de información y de tramitación de expedientes de investigación. La persona Responsable del Canal determinará la vía a través de la cual se resolverán las consultas que puedan plantearse acerca del funcionamiento de este. La Junta Directiva acordó el pasado 27 de noviembre el nombramiento como responsable de la gestión del Sistema de Información, con facultades inherentes para la tramitación de los expedientes de investigación, a Santiago Padilla Díaz de la Serna, el cual cumple los requisitos exigidos en el art. 8.5, de la Ley 2/2023, como persona física responsable del Sistema.
4.- Medios de comunicación.
La AHS habilita un formulario en su página web corporativa https://hotelesdesevilla.com/canal-interno-de-informacion/ , bajo la denominación “Canal Interno de Información”, a través del cual las personas recogidas en el artículo 3, 6 podrán informar acerca de la existencia de conductas irregulares, ilícitas o delictivas producidas en el seno de la confederación o en los que la misma haya tomado parte. Este canal interno de información permite realizar las comunicaciones aportando los datos del informante como realizar las comunicaciones de forma anónima con plena garantía de confidencialidad. Igualmente podrá tramitar su comunicación a través de la Autoridad Independiente de Protección del Informante competente de la Comunidad Autónoma de Andalucía, la Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción (OAFF) https://antifraudeandalucia.es/ Las comunicaciones de hechos o circunstancias que estén fuera del ámbito material de aplicación de la Ley 2/2023, no desplegará para las personas informantes las garantías de protección previstas en la misma, incluido el anonimato de quienes informen de ellos, conforme previene su art. 7.4 En caso de que quieran realizar la comunicación por dirección postal, ésta es la correspondiente a la sede de la AHS en calle San Pablo, 1. Bajo Casa A, 41.001 de Sevilla.
5.- Requisitos de la comunicación.
Para la admisión de la comunicación será necesario que la misma reúna, como mínimo, la información siguiente:
- Relación del informante con la AHS - Si la comunicación no es anónima, nombre y apellidos del informante y al menos correo y/o teléfono.
- Descripción detallada de la irregularidad o infracción objeto de acusación, con inclusión de una relación de los hechos informados y de la fecha aproximada de comisión.
- Identificación, siempre que sea posible de las personas responsables de la irregularidad o infracción.
- Aportación de pruebas o evidencias que sean indiciarias de la comisión de la irregularidad o infracción. La comunicación podrá ser anónima. En el caso de que el informante desee ser informado acerca del procedimiento de instrucción y de la resolución del expediente, deberá facilitar un medio de contacto a tal efecto, que será exclusivamente utilizado por el responsable del Sistema para dicha finalidad. Se prohíbe expresamente la remisión de informaciones falsas. Las comunicaciones que manifiestamente carezcan de veracidad o fundamento serán objeto de archivo motivado.
6.- Derechos y deberes de la persona informante.
6.1.- Derechos de la persona informante
1.- Derecho a formular la comunicación de forma anónima o no anónima; en este segundo caso se garantizará la reserva de identidad del informante, de modo que esta no sea revelada a la persona afectada ni a terceras personas garantizándose en todo momento la debida confidencialidad. Derecho a que su identidad no sea revelada, de forma que ni el responsable del Sistema ni, en su caso, las personas delegadas durante el procedimiento podrán comunicar a las personas afectadas, datos de la persona informante, aún en el supuesto de que la comunicación no se haya presentado de manera anónima.
2.- Derecho a conocer la identidad del responsable del Canal Interno de Información, así como el procedimiento de instrucción y resolución.
3.- Derecho a recibir el acuse de recibo de la comunicación remitida en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 9.1 c) de la Ley 2/2023 y siempre que haya facilitado un medio de contacto al efecto, pudiendo en todo caso renunciar a recibir comunicaciones relativas al procedimiento.
4.-Derecho a ser informada de la resolución o archivo de la comunicación, en su caso, siempre que haya facilitado un medio de contacto al efecto, pudiendo en todo caso renunciar a recibir comunicaciones relativas al procedimiento.
5.- Derecho a ser informada sobre la posible comunicación de los datos, al amparo de la normativa penal, tanto a jueces y Tribunales, como a las personas u organismos que se estimen pertinentes, implicadas en cualquier fase de la investigación.
6.- Derecho a ejercitar los derechos reconocidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento 2016/679, de Protección de Datos (RGPD)
7.- Derecho a que no se adopten represalias contra ella por razón de la comunicación presentada.
8.- Derecho a ser informada, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
6.2.- Deberes de la persona informante.
1.- Deber de actuar de buena fe. Se presumirá de buena fe toda información tramitada conforme al artículo 5 del presente Reglamento. Tendrá la consideración de comunicación de mala fe la interpuesta por persona que sea consciente de la falsedad de los hechos comunicados o actúe con manifiesto desprecio a la verdad.
2.- Deber de aportar los datos y documentos de los que disponga relacionados con los hechos informados.
.- Derechos de la persona afectada
1.- Derecho a ser informada en el plazo más breve posible de que se ha puesto en marcha un proceso de investigación, fruto de una comunicación presentada contra ella, a través del Canal Interno de Información. Se le facilitarán, al menos, los siguientes datos: el órgano encargado de la gestión, los hechos comunicados, los derechos que le asisten y el procedimiento de tramitación, así como la fecha de presentación de ésta.
2.- Derecho a ser escuchado, siempre garantizando la confidencialidad y respetando la presunción de inocencia.
3.- Derecho a la confidencialidad preservando su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento
4.- Derecho a la información de la posible comunicación de los datos, al amparo de la normativa penal, tanto a jueces y tribunales, como a las personas u organismos que se estimen pertinentes, implicadas en cualquier fase de la investigación.
5.- Derecho a ejercitar los derechos reconocidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento 2016/679, de Protección de Datos (RGPD).
6.- Derecho a ser informada de la resolución o archivo de la comunicación, en su caso.
7.- Derecho a que los datos sean cancelados en un plazo máximo de dos (2) meses, tras el fin de las investigaciones, si los hechos no hubiesen sido probados. En caso contrario, los datos se conservarán, en tanto sea necesario para el ejercicio de las acciones que legalmente procedan.
8.- Gestión del canal
1. Se podrá acceder al Canal a través del apartado “Canal Interno de Información”, habilitado al efecto en la web https://hotelesdesevilla/canal-interno-de-informacion/ , en el que se publicará, junto al texto íntegro del presente Reglamento.
2. La persona informante deberá rellenar los campos habilitados al efecto en la web corporativa, comprometiéndose a leer y comprender el presente Reglamento con carácter previo a la interposición de la comunicación.
3. Recibida la información a través del Canal, el contenido de la misma será gestionado por la persona Responsable del Canal quien determinará si reúne las condiciones exigidas en el artículo 5 del presente Reglamento, acordándose la apertura de expediente y el inicio de la correspondiente investigación interna. En cualquier caso, se remitirá un acuse de recibo a la persona informante en el plazo máximo de siete días naturales siguientes a la recepción de la comunicación, salvo que se ponga en peligro la confidencialidad de la comunicación o que el informante haya renunciado expresamente a la recepción de cualquier comunicación relativa a la información presentada. En cualquier caso, la presentación de una comunicación conllevará la apertura de un expediente en el Registro de Comunicaciones Recibidas, en los términos descritos en el artículo 11 del Presente Reglamento
4.- Cuando la denuncia sea considerada pertinente, pero su contenido no proporcione el detalle necesario para iniciar la instrucción del expediente, el responsable del Sistema solicitará a la persona informante, si ésta facilitare un medio de contacto al efecto, la información adicional necesaria.
5.- En el supuesto de que la comunicación cumpla con las premisas del artículo 5 del presente Reglamento, se dará inicio por parte del responsable del Sistema a las actuaciones de investigación, que no podrán durar más de dos meses, salvo aquellos casos especialmente complejos, en los cuales las actuaciones podrán prorrogarse hasta tres meses más para dar respuesta (artículo 9 Ley 2/2023).
9.- Instrucción del expediente
1.- El responsable del Sistema anotará el inicio de la Fase de Instrucción en el expediente inscrito en el Registro de Comunicaciones, en los términos descritos en el artículo 11 del presente Reglamento y dará traslado de la denuncia a la Comisión de Investigación. La Comisión de investigación estará formado por la Comisión de Régimen Interior.
2.- La Comisión de Investigación se pronunciará, en primer lugar, sobre la admisión de dicha comunicación, procediendo a su archivo en los siguientes casos:
1.º - La persona informante no se encuentra dentro del ámbito personal de aplicación del art. 3 de la Ley 2/2023. 10
2.º Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
3.º Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de esta ley.
4.º Los hechos informados carecen de los datos esenciales para su valoración.
5.º Los hechos objeto de información pudieron ser obtenidos de manera ilegal o delictiva o la persona informante actúe por motivos personales ajenos a los objetivos y fines de la Ley.
6.º Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto.
7.º La persona informante no haya procedido a subsanar en el plazo concedido aquellos requisitos o ampliación de información requeridos por el Responsable que se consideren esenciales para la valoración de los hechos expuestos. La inadmisión se comunicará al informante en el plazo de siete días naturales desde la recepción de la comunicación de hechos con indicación de los motivos de inadmisión, si ésta lo ha autorizado y ha facilitado un medio de contacto al efecto.
2.- La Comisión admitirá a trámite y notificará en el plazo de siete días naturales el inicio del procedimiento de investigación al informante, siempre que hubiera facilitado un medio de contacto al efecto.
3.- La Comisión de Investigación adoptará, en su caso, las medidas cautelares oportunas para que no persista el daño o perjuicio ocasionado por los hechos informados y para que no desaparezcan los medios de prueba que acrediten dichos hechos. Podrá igualmente remitir con carácter inmediato la información a la Autoridad competente cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, inhibiéndose de continuar el proceso de investigación y comunicándolo al informante.
4.- La instrucción comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados. En el caso en que considere insuficiente la información suministrada se le concede al informante, un plazo de 7 días naturales para que pueda ampliar la información requeridos por el Responsable que se considera esencial para la valoración de los hechos expuestos en ella. La Comisión de investigación velará por el respeto de los derechos de las personas informantes, de las personas afectadas y del resto de implicados en la información comunicada. A fin de garantizar el derecho de defensa de la persona afectada, la misma tendrá acceso al expediente sin revelar información que pudiera identificar a la persona informante, pudiendo ser oída en cualquier momento y se le advertirá de la posibilidad de comparecer con asistencia letrada.
5.- El responsable ejercerá su actividad con total libertad e independencia y estará obligado a guardar secreto sobre las informaciones que conozcan con ocasión de dicho ejercicio. Todas las personas pertenecientes a la entidad deberán colaborar con el responsable y estarán obligadas a atender los requerimientos que se les dirijan para aportar documentación, datos o cualquier información relacionada con los procedimientos que se estén tramitando, incluso los datos personales que le fueran requeridos.
6.- El plazo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá ser superior a 3 meses a contar desde la recepción de la comunicación, salvo en supuestos de especial complejidad que requieran una ampliación de este plazo, en cuyo caso, este podrá prorrogarse por un máximo de tres meses. En todo caso, la prórroga y el plazo de ampliación previsto habrán de ser motivados.
10.- Resolución del expediente.
Una vez finalizada la instrucción y en todo caso dentro del plazo previsto en el artículo anterior, la Comisión de Investigación emitirá un informe, en el que se ponga de manifiesto si se estima o no la comunicación presentada, motivando suficientemente la decisión adoptada. El informe contendrá necesariamente los siguientes puntos:
1. Identificación del expediente según datos obrantes en el Registro de Comunicaciones, haciendo constar la fecha de la comunicación y una breve reseña de los hechos informados.
2. Datos de la persona informante, si constasen. Si la comunicación fuese anónima, se hará constar esta circunstancia en el informe.
3. Datos de la persona o personas afectadas, si constasen.
4. Datos de las personas instructoras del expediente.
5. Análisis de la información y documentación aportada en la comunicación y, en su caso, la aportada por las personas afectadas.
6. Resumen de la investigación y actuaciones llevadas a cabo.
7. Decisión tomada:
a) Desestimar la solicitud, por no apreciarse infracción del ordenamiento jurídico o de normas estatutarias de AHS.
b) Declarar la inhibición del Sistema por apreciarse indicios suficientes de ser los hechos informados constitutivos de un ilícito penal, acordando inmediatamente la puesta en conocimiento de los mismos a las autoridades judiciales o administrativas competentes.
c) Dar por acreditados los hechos comunicados con identificación de las personas en su caso responsables de los mismos, elevando las propuestas de actuación que correspondan a los órganos de la Confederación para que se adopten las decisiones pertinentes de acuerdo con las normas estatutarias, cuando tales hechos fueran constitutivos de una infracción de los Estatutos de AHS, o cualquier reglamento interno, o de cualquier disposición legal de carácter civil, laboral o administrativo que resulte de aplicación a AHS por razón de su naturaleza jurídica.
d) Las propuestas de actuación en el Informe podrán comprender, la apertura de expediente disciplinario conforme a la legislación laboral y convenios colectivos de aplicación, cuando el sujeto infractor o responsable de la conducta inadecuada sea personal laboral de AHS, o cuando teniendo esta condición, se hubiera actuado por parte del informante con flagrante violación de los principios de buena fe, honorabilidad y ejercicio responsable del canal de denuncia. En otros supuestos, las propuestas de actuación se ajustarán a la condición o naturaleza jurídica del vínculo profesional o asociativo con AHS de las personas afectadas por el objeto de la información y de los hechos comunicados.
e) En cualquiera de los supuestos anteriores, el Responsable del Sistema informará del sentido de la resolución adoptada, tanto a la persona informante como a las demás partes afectadas, en un plazo máximo de veinte días naturales desde la fecha del Informe, y en todo caso, dentro de los tres meses a contar desde la presentación de la solicitud.
f) La Junta Directiva de AHS, a tenor del Informe emitido por la Comisión de Régimen Interno, adoptará las decisiones pertinentes de conformidad con los previstos en sus Estatutos y el ordenamiento jurídico, incluida la adopción de medidas correctoras para prevenir que los hechos o conductas infractoras puedan volver a suceder.
11.- Registro de Comunicaciones Recibidas.
La AHS mantendrá un Registro de Comunicaciones Recibidas, en el que se inscribirá un expediente por cada comunicación presentada. El contenido de cada expediente inscrito será el siguiente:
1- Datos de la comunicación: • número de expediente • fecha de presentación 13 • datos de la persona informante, en su caso (este dato será eliminado transcurridos tres meses desde la interposición de la comunicación, salvo que su tratamiento resulte necesario para el cumplimiento de fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales o administrativas) • datos de las personas afectadas, si constasen (estos datos serán eliminado transcurridos tres meses desde la interposición de la denuncia, salvo que su tratamiento resulte necesario para el cumplimiento de fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales o administrativas) • breve reseña de los hechos comunicados • decisión adoptada en relación a la admisión o inadmisión
2- Informe elaborado por el Comité de Investigación, en los términos previstos en el artículo anterior.
3 - Listado de medidas adoptadas, en su caso. La persona Responsable custodiará el Registro de Comunicaciones Recibidas, velando por el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 32 de la Ley 2/2023, respecto al tratamiento de datos personales en el Sistema Interno de Información
12.- Revisión y actualización del Canal.
De manera periódica, la persona Responsable propondrá a los órganos de Gobierno de la AHS las modificaciones o actualizaciones que se precisen para mantener la vigencia y eficacia del Canal. La persona Responsable del Sistema garantizará que tales revisiones tengan lugar, al menos, cada dos años.
13.- Conservación de la información.
Será obligatorio conservar todos aquellos documentos que puedan servir de soporte probatorio de la conducta o hechos objeto de la comunicación durante el periodo de tiempo en que se mantenga el riesgo de incidencia con efectos penales o exista obligación legal de conservación de dichos documentos.
14.- Tendrá la consideración de documento todo soporte tangible o intangible que contenga información lo suficientemente precisa y relevante como para poder determinar que una conducta presuntamente delictiva se está produciendo y las personas involucradas en la misma. En particular, se conservarán especialmente, para su eventual uso en toda investigación o análisis en caso de iniciarse una investigación por un órgano administrativo, judicial, Ministerio Fiscal, Defensor del Pueblo, Tribunal de Cuentas u organismo análogo o con funciones investigadoras, los documentos o registros que acrediten adecuadamente:
a) Las conductas de riesgo presuntamente detectadas.
b) Los intervinientes.
c) Los Dictámenes de Conclusiones emitidos por la Comisión de Buen Gobierno y/o, en su caso, por el Comité Ejecutivo
d) Las comunicaciones generadas en el curso de la tramitación del Procedimiento.
e) La totalidad de informes internos y externos emitidos, notas internas, correos electrónicos intercambiados al respecto de la incidencia, etc.
f) Las actas de la Comisión de Régimen Interno y del Comité Ejecutivo en el las que se recoja información relacionada con incidencias comunicadas o detectadas. El inicio del cómputo del plazo de custodia comenzará desde que se emita el Informe de Conclusiones negativo por la Comisión de Régimen Interno de riesgo de imputación penal o desde el acuerdo adoptado por el Comité Ejecutivo por la que se ponga fin al presente Procedimiento. En todo caso, el sistema de archivo deberá asegurar la adecuada gestión y disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y en forma de los requerimientos de cualesquiera autoridades u organismos y entes públicos que vengan amparados por la normativa que resulte de aplicación. Los documentos se almacenarán en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, confidencialidad, la correcta lectura de los datos, su no manipulación y su adecuada conservación y localización. Y ello, sin perjuicio de que también puedan ser almacenados en soporte papel.
14.- Medidas de protección de las personas informantes y las personas afectadas, y de las comunicaciones anónimas.
El Sistema de Información garantizará en todo momento la aplicación de las medidas de protección contempladas en el Título VII de la Ley 2/2023, tanto para las personas informantes de los hechos relevantes como para las personas afectadas por los mismos. Así mismo, guardará y hará guardar reserva y confidencialidad sobre la información y documentación que sean objeto de comunicación a través del presente Canal, a todas aquellas personas que tuvieran conocimiento de la misma. El incumplimiento de esta obligación podrá conllevar la incoación de procedimiento disciplinario de conformidad con las normas estatutarias o laboral que le fuere de aplicación al infractor. Ningún empleado de AHS podrá ser objeto de procedimiento disciplinario alguno por comunicar hechos o conductas que suponía infractoras de los estándares mínimos de ética de la Confederación, siempre que su comunicación y actuación estén amparadas por un comportamiento ético y bajo la convicción de que se actuaba de forma correcta y en el marco de la buena fe. Podrán adoptarse igualmente aquellas medidas disciplinarias establecidas conforme al convenio colectivo que resulte de aplicación y demás legislación laboral, en caso de que, conociendo una conducta susceptible de generar un riesgo de imputación penal, ésta no sea debidamente comunicada. De conformidad con el art. 7.3 de la Ley 2/2023, no se dará a conocer la identidad de la persona comunicante, quien será siempre protegido de cualquier represalia que con motivo de su comunicación pudiera dirigirse contra él, excepto en caso de comunicación falsa o hecha de mala fe y con arreglo a las previsiones de dicha norma legal. Sin perjuicio de ello, la persona informante podrá renunciar expresamente a recibir información del estado de situación del proceso de investigación y de las propuestas de resolución que se adopten, apartándose del procedimiento una vez, que su testimonio o aportación de datos no resulte ya relevante para la marcha del proceso de investigación y la propuesta de conclusiones finales.
15.- Elaboración de Informe anual con los datos registrados en el ejercicio.
Se elaborará, con periodicidad anual, en el mes de enero, un informe para el responsable del sistema de información, con los datos registrados del ejercicio (enero - diciembre): número de comunicaciones recibidas, su contenido, acciones realizadas, tiempos de resolución. En este informe se omitirá la identidad del informante, de las personas implicadas en los hechos, así como de los intervinientes en el procedimiento de cada expediente.